(Dutch translation below - Nederlandstalige tekst onderaan)
“Qargo means we can stay in control of our destiny now and in the future.”
Founded in 1992, the Benelux-based transportation company has achieved great success by focusing on delivering exceptional customer service coupled with a commitment to self-reliance.
This has led to the family-built business thriving over the past three decades, resulting in six warehouses, a distribution centre and a fleet of over 20 vehicles operating across Benelux and the rest of Europe. However, despite this success, staying self-reliant was becoming increasingly difficult for Roosenboom due to mounting logistical challenges.
The core issue was a reliance on Excel to plan all trips before feeding the resulting data into a dedicated transport administration system. Perhaps predictably, this two-tiered approach took a team of workers several hours a day to manage effectively to ensure all trips could run smoothly.
Growing pains
Roosenboom knew the process needed a complete reboot. Ironically, the company had already been contacted by Qargo a year previously. However, though Roosenboom was impressed with the system, questions hovered over Qargo’s longevity as the company was still a start-up.
It wasn’t until Armin Geense, Roosenboom’s new project manager, arrived the following year that the hunt for a more effective solution began in earnest. “I started working on the project and did many hours of research,” Armin explains. “I ended up inviting 12 suppliers to demo their TMS systems – including Qargo – as it was important to see and assess many different systems.”
Stand out
Despite the competition, Qargo still stood out from the crowd as “many of the other systems had a look and feel that was trapped in 1996,” explains Armin. “However, we wanted a system that was fast, accessible and looked modern – and that was Qargo.”
He was also impressed with Qargo’s PDF reader for orders and purchase invoices. “They’re all inputted automatically,” says Amin. “This would free up our administrative employees to focus on other tasks because a whole layer of manual work could be stripped out – and just as importantly, the margin for input errors would be reduced massively.”
Qargo’s offering had also developed at speed since Roosenboom had last seen it. “You could see the platform itself was getting better and better all the time,” recalls Armin. “And crucially, Qargo the company was growing fast so any questions about its longevity were automatically answered: They were clearly here to stay.”
“Qargo’s solution was very accessible to our employees both in look and feel.”
Testing times
With confidence in Qargo’s future now established, Roosenboom decided to partner up and the onboarding process began. “The process took place over five months and we had our own dedicated boarding manager who was really helpful and personable,” recalls Armin. “I also had access to Qargo’s sandbox mode so I could test and get to know the new system well, and ensure all settings were optimised for Roosenboom’s operations.”
When the system was ready to go live, Qargo personnel arrived onsite to ensure a smooth rollout and troubleshoot any problems. “Introducing a new system is always going to have some issues,” says Armin. “The great thing at the time – and it’s just as true now – is if there is a problem, bug or error that needs to be resolved, Qargo always responds in under 10 minutes and develops a solution quickly.”
“The level of support offered by Qargo is excellent.”
On auto
As well as enjoying Qargo’s exemplary support, Roosenboom is also leveraging the platform to hone existing workflows and even create all-new processes, in-house and independently. For instance, Roosenboom proactively checks on its subcontractors, ensuring it is always aware of every individual’s status through out the day so the company can act quickly if there are any issues.
The problem? “Previously, this meant sending out an email to up to each subcontractor individually sometimes several times a day,” explains Armin. “However, within Qargo, we can send out queries in bulk automatically. This means a process that previously took half a day has now been slashed to 30 minutes.”
The ability to create such powerful functionality in-house coupled with the features currently under development at Qargo is what excites Armin the most about the future. “We have some new bespoke features being developed by Qargo,” says Armin. “And it’s this and the Qargo team’s ability to respond quickly to our requests that makes us very positive about the future. We can’t wait to see where we are in 12 months time!”
“Qargo is moving forward every day, always offering us something new.”
“Qargo betekent dat we nu en in de toekomst controle kunnen houden over ons eigen lot"
Opgericht in 1992 heeft het in de Benelux gevestigde transportbedrijf groot succes behaald door zich te concentreren op het leveren van uitzonderlijke klantenservice in combinatie met toewijding aan onafhankelijke bedrijfsvoering.
Dit heeft ertoe geleid dat het familiebedrijf heeft gefloreerd de afgelopen drie decennia; zes magazijnen, een distributiecentrum en een wagenpark van meer dan 20 voertuigen die actief zijn in de Benelux en de rest van Europa zijn operationeel. Ondanks dit succes werd die onafhankelijk voor Roosenboom steeds moeilijker door toenemende logistieke uitdagingen.
Het kernprobleem was het gebruik van Excel om alle ritten te plannen alvorens de resultaten werden ingevoerd in een specifiek transportsysteem. Misschien voorspelbaar, maar deze tweeledige aanpak kostte een team van medewerkers elke dag meerdere uren om ervoor te zorgen dat alle ritten soepel en effectief verliepen.
Groeiende uitdagingen
Roosenboom wist dat het proces een volledige herstart nodig had. Ironisch genoeg was het bedrijf al een jaar eerder benaderd door Qargo. Echter, hoewel Roosenboom onder de indruk was van het systeem, waren er twijfels over de levensduur van Qargo omdat het bedrijf nog steeds een start-up was.
Het was pas toen Armin Geense, de nieuwe projectmanager van Roosenboom, het volgende jaar arriveerde dat de zoektocht naar een oplossing serieus begon. "Ik begon aan het project te werken en deed veel onderzoek", legt Armin uit. "Ik nodigde uiteindelijk 12 leveranciers uit om hun TMS te demonstreren, waaronder Qargo, omdat het belangrijk was om veel verschillende systemen te zien en te beoordelen."
Uitblinken
Ondanks de concurrentie sprong Qargo er nog steeds uit aangezien "veel van de andere systemen een uitstraling hadden die gevangen zat in 1996," legt Armin uit. "We wilden een systeem dat snel, toegankelijk en modern oogde - en dat was zo bij Qargo."
Hij was ook onder de indruk van de slimme PDF-scanner van Qargo voor transportopdrachten en aankoopfacturen. "Ze worden allemaal automatisch ingevoerd," zegt Armin. "Dit zou onze administratieve medewerkers ruimte geven om zich op andere taken te concentreren aangezien een hele laag handmatig werk kon worden geëlimineerd - en even belangrijk, de marge voor invoerfouten zou enorm worden verminderd."
Het product van Qargo was ook snel ontwikkeld sinds Roosenboom het voor het laatst had gezien. "Je kon zien dat het systeem zelf steeds beter werd," herinnert Armin zich. "En cruciaal was dat Qargo als bedrijf snel groeide, dus alle vragen over de levensduur werden automatisch beantwoord: ze waren duidelijk hier om te blijven."
"Qargo's oplossing was zeer toegankelijk voor onze medewerkers qua look & feel."
Testen
Met vertrouwen in Qargo’s toekomst, besloot Roosenboom de samenwerking aan te gaan en begon het onboarding-proces. "Het proces duurde vijf maanden en we hadden onze eigen toegewijde onboarding-manager die echt behulpzaam en vriendelijk was," herinnert Armin zich. "Ik had ook toegang tot de sandbox omgeving van Qargo, zodat ik het nieuwe systeem goed kon testen en leren kennen, en ervoor kon zorgen dat alle instellingen waren geoptimaliseerd voor de operatie van Roosenboom."
Toen het systeem gereed was om live te gaan, kwam het personeel van Qargo ter plaatse om een soepele uitrol te garanderen en eventuele problemen op te lossen. "Het introduceren van een nieuw systeem zal altijd wat problemen met zich meebrengen," zegt Armin. "Het geweldige destijds - en voor nu geldt hetzelfde - is dat indien er een probleem, bug of error moet worden opgelost, Qargo altijd binnen 10 minuten reageert en snel een oplossing ontwikkelt."
"Het niveau van ondersteuning dat Qargo biedt is uitstekend."
Automatisering
Naast de uitstekende ondersteuning van Qargo, benut Roosenboom het systeem ook om bestaande werkstromen te verfijnen en worden volledig nieuwe processen onafhankelijk intern gecreëerd. Zo controleert Roosenboom proactief zijn onderaannemers om altijd op de hoogte te zijn van de status van elke order gedurende de dag, zodat het bedrijf snel kan handelen als er zich problemen voordoen.
"Eerder betekende dit het versturen van een afzonderlijke e-mail naar elke onderaannemer, soms meerdere keren per dag," legt Armin uit. "Maar binnen Qargo kunnen we automatisch vragen in bulk verzenden. Dit betekent dat een proces dat vroeger een halve dag in beslag nam, nu is teruggebracht tot 30 minuten."
De mogelijkheid om dergelijke krachtige functionaliteit intern te creëren, samen met de functies die momenteel in ontwikkeling zijn bij Qargo, is wat Armin het meest enthousiast maakt over de toekomst. "We hebben enkele nieuwe op maat gemaakte functies die door Qargo worden ontwikkeld," zegt Armin. "En het is dit en het vermogen van het Qargo-team om snel te reageren op onze verzoeken dat ons zeer positief stemt over de toekomst. We kunnen niet wachten om te zien waar we over 12 maanden staan!"
"Qargo gaat elke dag vooruit en biedt ons altijd iets nieuws."
